2012年度 内部統制システム基本方針
《第29期(2011年度)第9回理事会(2012年2月16日)において決議》
エフコープ生活協同組合（以下、「当生協」）は、「ともに生き、ともにつくる、くらしと地域」の基本理念に基づき、よりよいくらしと社会づくりを進めることを最大の使命として業務を遂行します。また、組合員に最大奉仕することを目的に、当生協に関係する人たちが喜んでいただけるように業務の改善をすすめます。
協同組合原則に基づき理事が率先して公正で透明性の高い運営を行い、倫理的な行動と法令順守および様々な利害の尊重と説明責任を果たします。更に、運営のルールを明確にして、すべてのスタッフが協力し合える組織風土づくりをすすめます。
当生協は、業務を遂行する上で適切な内部統制を構築・運用することが理事会の重要な責務であることを認識し、業務の有効性および効率性を高めること、決算報告(※1)の信頼性を確保すること、事業活動に関わる法令等の順守を促進すること、資産の保全を図ることの4つの目的を達成するために必要な内部統制システム基本方針（以下 基本方針）を次の通り定め、体制を整備します。
なお、基本方針の推進と課題対応等について、代表理事 専務理事を委員長とする内部統制委員会を設置し、内部統制システムを統括する機能を担います。
（※1)決算報告：決算報告は、貸借対照表、損益計算書及び剰余金処分案又は損失処理案の決算関係書類を指します。
（1）コンプライアンス体制
- 当生協は、法令および定款等の順守と倫理優先の浸透に率先して取り組みます。代表理事の職務が法令等に適合して執行されるよう、代表理事の責務・服務規律を整備し、理事は、代表理事の職務執行を監督・監視します。
- 当生協は、理事、およびスタッフが法令および定款等を順守し、確固たる倫理観をもって事業活動を行う組織風土をさらに高めるために「エフコープの社会的責任に関する宣言・行動規範」を推進し、さらに必要な諸規程等を整備します。
- 当生協は「法令等順守規則」に基づき、法令等順守体制の具体的実践を図るために、内部統制委員会を設置して、継続的に法令等順守体制を推進します。
- 当生協は、すべてのスタッフの法令等順守意識の醸成と定着を推進するため「内部統制委員会事務局」を設置して教育と行動提起を継続的に行います。「内部統制委員会事務局」は当生協および子会社等のスタッフの法令等順守意識の醸成と定着を支援します。
- 当生協は、健全な組織風土の構築のために、スタッフ一人ひとりの参加を大事にして仕事環境の改善と整備を進めます。
- 当生協は、「法令等順守規則」に基づき当生協および子会社等のスタッフ、退職者を対象に「内部法令等順守相談窓口」及び「外部法令等順守相談窓口」を設置します。相談された事項に関して法令等の違反の疑いがある場合はすみやかな調査を行い、必要な是正を行う体制を推進します。法令等順守に関する相談または法令等順守違反について通報したことを理由に、相談者・通報者への不利益な取扱いは行いません。
- 当生協は、取引先との公正な取引をはかるために「法令等順守規則」に基づき、取引先専用の「取引先法令等順守相談窓口」を設置します。
- 当生協は「公認会計士監査規約」に基づき、組合員および社会の信頼の一層の向上に資するために、監事による監査の他、当生協とは特別の利害関係のない公認会計士等による監査を受け、その監査報告書を総代会に開示します。
（2）情報管理体制
- 当生協は、理事会・常任理事会議・常勤理事会議等の重要な会議の意思決定に係る情報を、「理事会規則」・「常任理事会議規則」・「常勤理事会議細則」・その他の細則に基づき作成します。その他の情報管理文書についても「文書の取り扱いに関する規則」に基づき作成・保存・管理します。
- 当生協は「個人情報保護に関する規約」・「個人情報管理運営に関する規則」・「個人情報開示等に関する規則」・その他の細則に基づき、個人情報管理台帳を整備し個人情報保護管理を推進します。
- 当生協は「情報開示規約」に基づき、当生協の事業および財務の状況に関する情報の開示について、組合員に対する説明責任の観点から、開示に係る基準、範囲および手続きを定め、適時・適切な情報開示を行います。
（3）リスク管理体制
- 当生協は定期的に※リスクアセスメントを行い、事業および活動におけるリスクを常時把握し優先順位を評価した上で、各部門事業方針および事業計画にリスク対応策を定め、リスク回避またはマイナスの影響を最小限に低減するリスクコントロールを行います。また、コープ九州に委託する機能と業務プロセスも含めて決算報告の信頼性に関するリスクを特定し、決算報告の信頼性に及ぼす影響を適切に識別、分析及び評価し、コープ九州をはじめとする生協グループとも共同して必要な対応を進めます。
※リスクアセスメント リスクの大きさを評価しリスクが許容できるか否かを決定すること。リスクアセスメントは内部統制委員会にて決定されます。 - 当生協は前項に定める事項の達成に向けて「リスク管理規則」に基づき、リスク管理体制構築のために必要な役割権限を整備します。
- 当生協はリスク管理体制の具体的実践を図るために、内部統制委員会を設置します。内部統制委員会はリスク管理に係る具体的対応策の検討と策定、具体的テーマの対応策に関する周知徹底策の検討と策定、リスク管理体制構築に係る各テーマにそったプロジェクトチームの設置と監督を行います。
- 当生協は「危機管理規則」に基づき、クライシス（危機）対応マニュアルの整備を行い、クライシス（危機）対応の教育訓練をはかり、迅速で機動的な危機管理体制を構築します。
- 当生協は、スタッフのリスク感度の醸成と定着を図るために「内部統制委員会事務局」を設置して教育と行動提起を継続的に行います。「内部統制委員会事務局」は当生協および子会社等のスタッフのリスク感度の醸成と定着を図ることを支援します。
（4）職務の効率性の確保
- 当生協は「理事会規則」及び「役員の権限・責任等に関する規則」に基づき、理事の職務の執行が効率的に行われるよう業務執行・運営に関する重要事項を審議・決定します。意思決定、執行、監督のガバナンスの機構については、説明責任、透明性、倫理的な行動規範などをよりわかりやすく整備して効率的かつ健全な活動をすすめます。
- 当生協は「常任理事会議規則」に基づき常任理事会議を設置し、理事会に提案する議案への意見具申、理事会が代表理事に委任した事項に係る、代表理事の判断、決定に資するための意見の具申、代表理事 専務理事による日常の業務執行に関する報告の点検、その他代表理事 理事長が必要と認めた事項を協議し、効率的な運営に努めます。
- 当生協は「常勤理事会議細則」に基づき常勤理事会議を設置し、代表理事 専務理事の経営・業務全般（事業・活動）の執行推進、および政策・方針の具体化・決定に必要な協議調整、ならびに合意形成を図り、効率的な運営に努めます。
- 当生協は「役員の権限・責任等に関する規則」「職務権限に関する規則」「業務執行組織および業務分掌細則」「稟議決裁に関する細則」に基づき、各部門の職務権限を明らかにして、効率的かつ適切な事業執行を行います。
- 当生協は､理事会決定に基づく事業運営に関わる理事の意思決定の効率化と適正化のため、各種委員会及び横断的委員会などの重要会議を設置します。
- 当生協は「納入業者との取引に関する管理規則」に基づき納入業者との取引公正化の基準を順守します。
- 当生協は､事業活動全般の効率化および信頼性のある決算報告(※1)の作成のためにIT活用を推進します。
（5）グループ管理体制
- 当生協は「子会社および子法人等との提携と管理に関する規則」に基づき、関連事業に係る重要な方針、事項を監督し適切な指導を行い、相互の健全な発展を推進します。
- 当生協は子会社等の担当役員を定めます。担当役員は子会社等の会計情報、事業報告書、その他会社経営に関わる重要事項に関して報告を受け、子会社等の業務の健全性と透明性の確保を推進します。
- 当生協は、子会社を含むエフコープグループで共通して取り組む内部統制と、子会社の専門性に応じて独自に取り組む内部統制を整備します。
（6）監査環境の整備
- 当生協は、監事による監査の実効性を高め、監査職務の円滑な遂行を確保するために「監事監査規約」に基づき、監事の職務を補助する監事会事務局を置きます。
- 当生協は、監事がその職務を補助すべきスタッフを置くことを求めた場合には、適切なるスタッフを配置すると同時に、配置にあたっての具体的な内容（組織､人数､その他）について監事と協議し、その意見を十分考慮、反映します。
- 当生協は､業務の適正を確保する上で重要な職務執行の会議への監事の出席の確保、ならびに必要な情報の提示に努めます。
- 当生協の理事は､職務執行に関する重大な法令・定款違反もしくは不正行為の事実、または当生協に著しい損害を及ぼすおそれのある事実を発見したときは当該事実を監事に報告します。
- 当生協は、当生協の内部統制システムの構築・運用状況に関する内部監査結果を監事の監査に供します。
- 当生協は、内部統制システムに重大な影響を加える意思決定を行ったときは監事に報告します。
